Cómo escribir el criterio que hoy vive en tu cabeza para que un agente de IA lo ejecute

Piensa en cómo se toman hoy algunas decisiones en tu empresa. Quién recibe 60 días de plazo y quién paga al contado. Qué pedido sale primero cuando no alcanza el stock. Cuándo se acepta un descuento fuera de lista. En muchas empresas que crecieron rápido, y sobre todo en empresas familiares con años de historia, esas respuestas no están en ningún manual. Están en la cabeza del gerente general, de la jefa de operaciones o del vendedor más antiguo.

Eso funciona mientras esas personas están disponibles. Pero cuando quieres que un agente de IA prepare esas decisiones, aparece el problema: el agente no sabe lo que nadie escribió. Y si no lo sabe, no se queda callado. Responde igual, con mucha seguridad, y a veces se equivoca.

Qué cambió estas semanas

Dos semanas antes, el 14 de octubre, Figma presentó Specs, un editor donde los equipos escriben su lenguaje de diseño para que sirva de referencia a personas y a agentes. Según TechCrunch, la idea es guiar a una IA que no siempre responde igual hacia resultados más predecibles.

Las dos noticias apuntan a lo mismo: los agentes trabajan mejor cuando tienen el conocimiento por escrito. Pero hay una diferencia importante. Una habilidad de un proveedor sabe cómo funciona un proceso estándar dentro de su software. No sabe cómo se decide en tu empresa.

Por qué el criterio sin escribir frena a los agentes

Las encuestas recientes muestran dónde se traban los proyectos. En un estudio de MIT Technology Review Insights patrocinado por Neo4j, que encuestó a 300 ejecutivos de datos, IA y tecnología, en promedio solo el 34% de los proyectos de agentes llega a producción, y la falta de conocimiento y contexto aparece como uno de los puntos clave de falla.

VentureBeat encuestó en agosto de 2026 a 130 personas de organizaciones con 100 o más trabajadores. El 64% encontró en los últimos seis meses al menos una respuesta equivocada y dicha con seguridad por un agente, causada por contexto del negocio faltante o inconsistente, como una definición distinta de una métrica o un dato desactualizado. El 32% lo vio más de una vez.

Cómo escribir tu criterio: una ficha de una página

No necesitas un manual de 40 páginas. Necesitas una ficha por decisión, escrita como se la explicarías a alguien nuevo y muy inteligente que no conoce tu empresa.

1. Elige una decisión, no un área

«Cobranza» es demasiado amplio. «Qué hacer cuando un cliente pide más plazo de pago» es una decisión. Elige una que se repita cada semana y que hoy dependa de una o dos personas.

2. Escribe la regla general

Usa la forma «si pasa esto, hacemos esto». Pon los números que realmente usan: montos, días, porcentajes. Por ejemplo: si el cliente tiene más de dos años con nosotros y nunca se atrasó más de 15 días, se le pueden dar 30 días más.

3. Anota las excepciones

4. Agrega casos reales

Junta entre cinco y diez decisiones recientes con lo que se decidió y por qué. Los ejemplos enseñan más que cualquier regla, tanto a una persona nueva como a un agente.

5. Marca los límites y a quién pasa

Escribe qué no puede hacer nunca el agente, a partir de qué monto o situación debe pasarle el caso a una persona, y quién aprueba. Esa es la línea entre que el agente prepare y que una persona decida.

Cómo mantener la ficha viva

Una ficha que nadie actualiza se vuelve un problema nuevo: el agente seguiría aplicando un criterio que la empresa ya cambió. Define quién responde por cada ficha y revísala una vez al mes con los casos que el agente pasó a una persona. Si cambias de opinión sobre cómo decidir algo, cambia primero la ficha.

La ficha sirve aunque todavía no tengas un agente. Ayuda a capacitar a una persona nueva, a cubrir vacaciones y a que el conocimiento no se vaya cuando alguien deja la empresa o cuando una generación le pasa la posta a la siguiente.

Límites y cuidados

• Varias fuentes son de proveedores o estudios patrocinados. NetSuite vende las SuiteSkills, Lucid vende software para documentar procesos y el informe de MIT Technology Review Insights lo patrocinó Neo4j. Los datos sirven como señal, no como medida de tu empresa.
• Las muestras son chicas o de otros mercados. La encuesta de VentureBeat es de 130 personas que eligieron responder, y el estudio de Lucid es de septiembre de 2025. Ninguna está centrada en Latinoamérica.
• No todo criterio debe delegarse. Si después de intentarlo no logras escribir cómo decides algo, quizás esa decisión debe seguir en manos de una persona por ahora.
• Cuida la información. Una ficha de criterio puede tener precios, condiciones de clientes o datos sensibles. Guárdala donde tu empresa lo permita y úsala solo con herramientas aprobadas.
• Piloto con aprobación humana. Al principio, el agente prepara la decisión con la ficha y una persona la revisa antes de que llegue al cliente o al proveedor.

Qué significa para tu empresa

Los proveedores de software van a seguir entregando agentes que ya saben cómo funcionan los procesos estándar. Eso es útil, pero lo tendrán también tus competidores. Lo que distingue a tu empresa es cómo decide: a quién cuida, qué riesgo acepta, qué excepción hace. Si ese criterio sigue solo en la cabeza de algunas personas, ningún agente lo va a poder usar.

Si quieres aprender a poner por escrito el criterio de tu área y llevar un primer agente a un piloto con aprobación humana, en nuestros programas, como el PIAL, trabajamos con gerentes y directores de distintos países de Latinoamérica justamente en eso.

Un paso práctico para esta semana